Gezond plannen & roosteren

Het thema Gezond plannen en roosteren heeft diverse uitdagingen. Vaak wordt dit als uitvoerend werk gezien, dat betekent dat er ad-hoc gehandeld en gekeken wordt. Maar deze actielijn pakt uitdagingen op van meerdere niveaus, zo wordt er niet alleen op operationeel niveau gewerkt maar ook op tactisch en strategisch niveau. Een heel andere manier van plannen dan puur een werkrooster invullen.

Hoe plannen een vak wordt

Vaak wordt bij gezond plannen en roosteren gedacht aan het proces van nu. Alleen operationeel naar plannen kijken betekent echter dat het altijd een ad-hoc activiteit blijft die te veel tijd kost en niet (altijd) tot tevredenheid zal leiden. Het is belangrijk dat planners die verantwoordelijk zijn voor de operationele plantaken goed opgeleid zijn. Een veelgemaakte fout bij roosteren is dat er niet gekeken wordt naar de netto capaciteit van je werknemers. Vaak wordt personeel het aantal uren dat ze op contract hebben ook echt hands-on ingepland, zonder rekening te houden met overlegmomenten of bijvoorbeeld scholing.

Het is belangrijk de juiste persoon in te plannen op de juiste taak. Hierbij houd je rekening met de driehoek: medewerker, financiën en kwaliteit. Door deze toevoeging is plannen een vak in plaats van namen inroosteren in diensthokjes. Voor de ouderenzorg is dit niet veel anders.

In 2019 en 2020 zijn er trainingen en werksessies georganiseerd om de operationele planners te scholen in ‘het vak’ van planner. In 2021 is het traject gestart waarin ruim 20 planners uit 7 verschillende organisaties samen de basisroosters voor 2021 maken.

Capaciteitsmanagement

Uiteindelijk wordt je planning bepaald door de zorgvraag versus inzet personeel voor één tot drie jaar. Maar hoe kijk je vooruit? En wie zijn dan betrokken? De tool Ximius en het fenomeen ‘jobcarving’ kunnen hiervoor worden ingezet.

In het eerste halfjaar van 2020 hebben we met HR managers, controllers, zorgmanagers en planners een traject Capaciteitsmanagement doorlopen. In samenwerking met Ximius hebben we een tool ontwikkeld dat bedrijven en organisaties kan helpen bij een capaciteitsmanagement-traject. 

Daarnaast is het belangrijk om functies zodanig in te richten dat je competentie-gerichte banen creëert. Niet alleen werknemers, die zo veel gerichter werk kunnen doen, profiteren daarvan, maar ook de organisatie zelf zal hier de vruchten van kunnen plukken. Het draagt namelijk bij aan een hogere efficiëntie en een duurzamere bedrijfsvoering. ‘Jobcarving’ noemen we dat. Naast jobcarving kun je ook andere keuzes maken met betrekking tot hoe en wanneer bepaalde zorg geleverd wordt. Het begint met out-of-the-box en in mogelijkheden denken. Kunnen we sommige cliënten ook ’s avonds wassen? En als we dat structureel zouden doen, wat levert ons dit in de ochtend dan op? 

'Plannen' met Ximius

Als organisatie dien je constant rekening te houden met de behoeften van zowel de cliënt als de professional. Bovendien is er sprake van een vergrijzende bevolking en toenemende schaarste aan gekwalificeerd personeel. Des te belangrijker om grip te krijgen op de personele capaciteit om de flexibele inzet te vergroten en de kosten te beheersen.

Met de VVT-tool van Ximius heb je continu inzicht, sturing, verhoogde tevredenheid van zowel de cliënt als je personeel en werk je bovendien kostenbesparend. 

De toekomstige zorgvraag driehoek

In 2021 wordt tevens de strategische personeelsplanning opgepakt, waarbij we langer dan 3 jaar vooruit kijken.
Het personele plaatje en de toekomstige zorgvraag worden onder de loep genomen. Operationeel betekent dat letterlijk het maken van het werkrooster. Op tactisch niveau matchen we de zorgvraag met competenties en zorgprofielen van de medewerkers en kijken we een tot drie jaar vooruit. Strategisch plannen gaat nog een stapje verder; wat is de zorgvraag van de toekomst? Wat is de huidige formatie van je organisatie en hoe ziet die er over drie tot vijf jaar uit?

We gaan met PFZW data analyses en scenarioplanningen maken. We doen dat in de driehoek: HR, control en zorgmanagement en eventueel met senior planners.

Ons doel is dat mede dankzij dit project over vijf jaar het vak plannen op de kaart staat en het liefst dat ouderenzorgorganisaties capaciteitsmanagers of één centrale planner in dienst hebben.

Projecten

  • Gezond Plannen & Roosteren ·

Van jaarplan tot optimaal dienstrooster

Deelnemende ouderenzorgorganisaties hebben middels werksessies ‘Strategische Personeelsplanning (SPP’) een analyse gemaakt voor de komende drie tot vijf jaar; hoe ziet de personele bezetting er over drie, vier of vijf jaar uit? En welke (interne en externe) factoren hebben invloed op de planning?
Alle projecten zijn geladen
Geen projecten om te laden

Factsheets

Met regelmaat evalueren we onze projecten, we vatten onze bevindingen samen in factsheets:

Factsheet Gezond Plannen en Roosteren (aug 2021)

ZorgConnect Noord- en Midden-Limburg

Om goede ouderenzorg ook de komende jaren te blijven garanderen hebben wij, de zorgorganisaties van Noord- en Midden-Limburg, de handen ineengeslagen. Om te anticiperen op de huidige ontwikkelingen moeten we namelijk samenwerken. Ons doel is om gezamenlijk de ouderenzorg zichtbaar te verbeteren en voor te bereiden op de toekomst.