Strategische capaciteitsplanning
Het doel van een strategische planning is het initieel toewijzen van de benodigde capaciteit in samenhang met productie en begroting. Strategisch wordt één keer per jaar een doorrekening gemaakt vanuit de zorgbehoefte van de cliënten. Deze strategische doorrekening naar de te bepalen norm wordt vervolgens meegenomen als input voor de financiële begroting.
Tactische capaciteitsplanning.
In de tactische fase kijken we één jaar vooruit. We herijken de capaciteit op basis van trends en ontwikkelingen in het cliëntenbestand (productie parameters). Dit cliëntenbestand met de betreffende zorgbehoefte wordt vertaald naar een formatieve bezetting, die uitgewerkt wordt in competenties. Kortom, wat en hoeveel capaciteit is er nodig om de juiste zorg te kunnen leveren. Het vinden van de juiste inzet om de gewenste kwaliteit te leveren, kan bevorderd worden door het uitwerken van verschillende scenario’s. Ga voor het uitzetten van een vacature voor een ‘verzorgende’ eens na of twee ‘helpende’ de zorgbehoefte niet beter kunnen vervullen, of andersom.
Roostering en planning.
In de (verpleeg-)zorg wordt van de medewerkers vaak geacht zeer flexibel te zijn, van een ‘vast rooster’ is geen sprake. Vaak is het beeld dat een (deels) vast rooster niet mogelijk is en in dat beeld zitten veel organisaties vastgeroest. Ideaal zou zijn om een vast rooster te hanteren per zes weken of per maand. In de zorg is echter wel enige flexibiliteit nodig, idealiter zou het rooster in deze branche daarom niet 100, maar 80 a 90 procent een vaste basis moeten hebben. Het is zaak dat deze roostersystematiek en dit basisrooster omarmd wordt door alle zorgorganisaties. ZorgConnect draagt eraan bij dat alle organisaties van deze systematiek op de hoogte zijn en getraind worden om basisroosters te maken. Zo kan iedere organisatie op termijn zijn eigen gekozen systematiek implementeren.
Met het hanteren van een basisrooster wordt stabiliteit en rust in de planning gecreëerd en wordt het aantal ad hoc wijzigingen gereduceerd. Uiteindelijk vertaal je het basisrooster naar een definitief rooster rekening houdend met de dynamiek van de komende weken.
Operationele sturing
In de operationele fase vindt de ‘check op verandering van zorgvraag’ plaats. Dit houdt in, het tijdig signaleren van capaciteits- / kwaliteitsproblemen op basis van de actuele situatie. Dit kan effect hebben op je planning en roostering. De leidinggevende en/of planner kijkt mee met de medewerker en beoordeelt op basis van de vastgestelde Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) of een wijziging noodzakelijk is. Door continu inzicht in de KPI’s, bijvoorbeeld met behulp van een dashboard, kunnen te maken keuzes ondersteund worden met cijfers.
Dagelijkse coördinatie
Dagelijkse coördinatie zegt het eigenlijk al, dagdagelijkse gebeurtenissen kunnen invloed hebben op het rooster. Is er iemand ziek geworden en is er vervanging nodig?
Een gecoördineerde en optimale inzet van de capaciteiten in de komende dienst is het streven. Met een dagstart, waarbij tevens ook taakverdeling en werkstructuur van de dag wordt besproken, kan hierbij helpen. Hiermee worden knelpunten vroegtijdig gesignaleerd en kan besluitvorming in de dagstart plaatsvinden of worden uitgezocht gedurende de dag. Betrokkenheid van medewerkers en cliënten in de integrale sturing is ook van wezenlijk belang. Interventies in planning, afstemming en coördinatie van capaciteiten zal uiteindelijk gaan zorgen voor tevreden medewerkers en cliënten.
Prestatiemanagement
Met een continue loop van informatie wil je zorgen dat er vanuit de leiding van de organisatie op ieder gewenst niveau (strategisch, tactisch en operationeel) effectief kan worden (bij)gestuurd en geleerd. Een integraal overzicht van de geleverde prestaties maakt dat je deze inzichten kunt analyseren en er uiteindelijk van kunt leren. Daarnaast bieden de inzichten de mogelijkheid om vooruit te kijken en deze te vertalen naar toekomstscenario’s.
Hier ga je ontdekken of je aannames, vanuit het scenariodenken, correct waren. Is wat je vorig jaar verwachtte ook daadwerkelijk waar geworden? En zo niet, waar ligt dat dan aan? Wat heeft de uitkomst doen veranderen?
Continue verbeteren
Plan, act, do! Na het plannen en erop acteren (interventies) is het zaak het te doen. Zijn we tevreden met het nieuwe planproces? Werkt het goed of zijn er nog verbeterpunten? Zo ja, hoe en waar kunnen we de verbeteringen doorvoeren?
Periodieke informatie minimaal vier keer per jaar reviewen, als input voor de volgende cyclus in het sturingsraamwerk. Hierin dienen interne, externe en contextuele trends en ontwikkelingen meegenomen te worden.