ZorgConnect is een collectief van zeven samenwerkende ouderenorganisaties met als doel om ouderenzorg, met zijn uitdagingen op onder andere het gebied van personele bezetting, klaar te stomen voor de toekomst. Zo kunnen we kwalitatief goede ouderenzorg blijven waarborgen. Ook innovatie op het gebied van plannen en roosteren kan bijdragen aan dit gezamenlijke doel.
‘Gezond plannen en roosteren’, een van de vijf thema’s binnen ZorgConnect, heeft diverse uitdagingen. Vaak wordt dit als uitvoerend werk gezien, dat betekent dat er ad-hoc gehandeld en gekeken wordt. Maar deze actielijn pakt uitdagingen op van meerdere niveaus, zo wordt er niet alleen op operationeel niveau gewerkt maar ook op tactisch en strategisch niveau. Een heel andere manier van plannen dan puur een werkrooster invullen.
Deelnemende ouderenzorgorganisaties hebben middels werksessies ‘Strategische Personeelsplanning (SPP’) een analyse gemaakt voor de komende drie tot vijf jaar; hoe ziet de personele bezetting er over drie, vier of vijf jaar uit? En welke (interne en externe) factoren hebben invloed op de planning?
Organisaties worden gemotiveerd in scenario’s te denken. Welk effect hebben verschillende scenario’s op je planning? En wat is er nodig om de uitdagingen, die door dit scenariodenken naar boven komen, op te lossen? Krijgen functies een andere invulling of ontstaan er misschien nieuwe functies? Om zo efficiënt mogelijk om te gaan met je uren en je, steeds schaarser wordende, personeel, moet je durven experimenteren. Welke taken kun je eventueel ook door iemand anders laten uitvoeren? Kunnen mantelzorgers, die vaak geen diploma, maar wel de juiste ervaring hebben, uitkomst bieden? Functies opsplitsen zodat je banen creëert voor mensen met andere competenties, niet alleen zij profiteren daarvan, maar ook je organisatie. Het draagt namelijk bij aan een hogere efficiëntie en een duurzame bedrijfsvoering. ‘Jobcarving’ noemen we dat.
Door middel van workshops en individuele gesprekken op het gebied van datagedreven HR en scenariodenken worden de HR-professionals begeleid om op basis van onderbouwing goed HR-beleid voor hun organisatie te voeren. Hierbij blijft kennisdeling onderling de basis.
Marcel Haverkamp is senior consultant bij PFZW Datadiensten. Hij begeleidt de HR-professionals binnen de aangesloten ouderenzorgorganisaties van ZorgConnect Noord- en Midden-Limburg om op basis van beschikbare data, analyses en scenario’s uit te werken om te anticiperen op de toekomstige tekorten. Hierbij wordt ook gekeken naar de ambities die de zorgorganisatie heeft.
Marcel: “Uiteindelijk gaat het erom dat er geen beleid wordt gemaakt op basis van een onderbuikgevoel, maar door HR interventies te monitoren op succes. Het bijzondere hierbij is dat de organisaties juist de samenwerking opzoeken. Iedere organisatie loopt namelijk uiteindelijk tegen dezelfde problemen aan.”
De werkwijze ‘Van jaarplan tot optimaal (dienst)rooster’ hebben we in onderstaande afbeelding schematisch weergegeven. Schuif je muis over een vakje om meer te lezen over het desbetreffende punt.
Het doel van een strategische planning is het initieel toewijzen van de benodigde capaciteit in samenhang met productie en begroting. Strategisch wordt één keer per jaar een doorrekening gemaakt vanuit de zorgbehoefte van de cliënten. Deze strategische doorrekening naar de te bepalen norm wordt vervolgens meegenomen als input voor de financiële begroting.
In de tactische fase kijken we één jaar vooruit. We herijken de capaciteit op basis van trends en ontwikkelingen in het cliëntenbestand (productie parameters). Dit cliëntenbestand met de betreffende zorgbehoefte wordt vertaald naar een formatieve bezetting, die uitgewerkt wordt in competenties. Kortom, wat en hoeveel capaciteit is er nodig om de juiste zorg te kunnen leveren. Het vinden van de juiste inzet om de gewenste kwaliteit te leveren, kan bevorderd worden door het uitwerken van verschillende scenario’s. Ga voor het uitzetten van een vacature voor een ‘verzorgende’ eens na of twee ‘helpende’ de zorgbehoefte niet beter kunnen vervullen, of andersom.
In de (verpleeg-)zorg wordt van de medewerkers vaak geacht zeer flexibel te zijn, van een ‘vast rooster’ is geen sprake. Vaak is het beeld dat een (deels) vast rooster niet mogelijk is en in dat beeld zitten veel organisaties vastgeroest. Ideaal zou zijn om een vast rooster te hanteren per zes weken of per maand. In de zorg is echter wel enige flexibiliteit nodig, idealiter zou het rooster in deze branche daarom niet 100, maar 80 a 90 procent een vaste basis moeten hebben. Het is zaak dat deze roostersystematiek en dit basisrooster omarmd wordt door alle zorgorganisaties. ZorgConnect draagt eraan bij dat alle organisaties van deze systematiek op de hoogte zijn en getraind worden om basisroosters te maken. Zo kan iedere organisatie op termijn zijn eigen gekozen systematiek implementeren.
Met het hanteren van een basisrooster wordt stabiliteit en rust in de planning gecreëerd en wordt het aantal ad hoc wijzigingen gereduceerd. Uiteindelijk vertaal je het basisrooster naar een definitief rooster rekening houdend met de dynamiek van de komende weken.
In de operationele fase vindt de ‘check op verandering van zorgvraag’ plaats. Dit houdt in, het tijdig signaleren van capaciteits- / kwaliteitsproblemen op basis van de actuele situatie. Dit kan effect hebben op je planning en roostering. De leidinggevende en/of planner kijkt mee met de medewerker en beoordeelt op basis van de vastgestelde Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) of een wijziging noodzakelijk is. Door continu inzicht in de KPI’s, bijvoorbeeld met behulp van een dashboard, kunnen te maken keuzes ondersteund worden met cijfers.
Dagelijkse coördinatie zegt het eigenlijk al, dagdagelijkse gebeurtenissen kunnen invloed hebben op het rooster. Is er iemand ziek geworden en is er vervanging nodig?
Een gecoördineerde en optimale inzet van de capaciteiten in de komende dienst is het streven. Met een dagstart, waarbij tevens ook taakverdeling en werkstructuur van de dag wordt besproken, kan hierbij helpen. Hiermee worden knelpunten vroegtijdig gesignaleerd en kan besluitvorming in de dagstart plaatsvinden of worden uitgezocht gedurende de dag. Betrokkenheid van medewerkers en cliënten in de integrale sturing is ook van wezenlijk belang. Interventies in planning, afstemming en coördinatie van capaciteiten zal uiteindelijk gaan zorgen voor tevreden medewerkers en cliënten.
Met een continue loop van informatie wil je zorgen dat er vanuit de leiding van de organisatie op ieder gewenst niveau (strategisch, tactisch en operationeel) effectief kan worden (bij)gestuurd en geleerd. Een integraal overzicht van de geleverde prestaties maakt dat je deze inzichten kunt analyseren en er uiteindelijk van kunt leren. Daarnaast bieden de inzichten de mogelijkheid om vooruit te kijken en deze te vertalen naar toekomstscenario’s.
Hier ga je ontdekken of je aannames, vanuit het scenariodenken, correct waren. Is wat je vorig jaar verwachtte ook daadwerkelijk waar geworden? En zo niet, waar ligt dat dan aan? Wat heeft de uitkomst doen veranderen?
Plan, act, do! Na het plannen en erop acteren (interventies) is het zaak het te doen. Zijn we tevreden met het nieuwe planproces? Werkt het goed of zijn er nog verbeterpunten? Zo ja, hoe en waar kunnen we de verbeteringen doorvoeren?
Periodieke informatie minimaal vier keer per jaar reviewen, als input voor de volgende cyclus in het sturingsraamwerk. Hierin dienen interne, externe en contextuele trends en ontwikkelingen meegenomen te worden.
Innoveren in de ouderenzorg. We kunnen er niet omheen. De komende jaren zal de vraag naar ouderenzorg alleen maar toenemen en zullen er steeds mínder zorgprofessionals in de ouderenzorg beschikbaar zijn die de benodigde zorg kunnen leveren. Daarbij komt ook nog eens dat de zorgvraag complexer gaat worden. Kortom; innoveren is cruciaal om goede ouderenzorg in de toekomst te blijven garanderen.
Tevreden medewerkers én cliënten, dat is ons doel!
Alle resultaten komen samen op een interactief online platform. Hier wordt informatie en kennis verzameld, contact gelegd en van elkaar geleerd.
Om dit te kunnen verwezelijken wordt in het platform o.a. een uitleenservice opgezet. Met deze uitleenservice worden voor én door zorgprofessionals reviews verzameld over het gebruik van innovatieve producten. Zo leren we van en met elkaar!
Binnen het platform is ook ruimte voor het uitwisselen van ideeën en ideeën te generen op basis van onze regionale innovatiebehoefte.
We voeren gezamenlijk experimenten en pilots uit. Dit doen we aan de hand van een tevens gezamenlijk opgestelde innovatieroute! In deze route worden professionals stap voor stap meegenomen door het innovatieproces. Vanzelfsprekend worden alle inzichten weer gedeeld op het online platform.
Continu verkennen wij de markt. Welke (technologische) innovatie bestaat er al? Maar ook: wat zijn de laatste nieuwe innovaties (start-ups). Zo blijven we als regio goed op de hoogte van de laatste ontwikkelingen!
We werken samen met het onderwijs in de vorm van (kennis)uitwisseling tussen studenten en professionals. Studenten krijgen hierin een concrete rol. Zij zijn onderdeel van het project. Denk daarbij aan het up to date houden van het platform of het aanleveren van gebruikershandleidingen en filmpjes.
De innovatie-ambassadeur is een zorgprofessional die beschikt over de juiste kennis, vaardigheden en tools om innovatie in de praktijk te kunnen vormgeven. Collega professionals worden door de innovatie-ambassadeur stap voor stap meegenomen in het doorlopen van de innovatieroute.
Vanuit de innovatiebehoefte worden inzichten verkregen én gedeeld, op basis waarvan vervolgens innovatiethema’s worden geformuleerd. Voor het ophalen van de innovatiebehoeften hebben we een eerste instrument ontwikkeld, waarin ook aandacht is voor de aspecten van positieve gezondheid.
