Voortijdig vertrek medewerkers voorkomen met ‘onboarding’

Samen met haar collega Kira Schumann (medewerker P&O) heeft Evelyn Heesen de vier Masterclasses Onboarding met veel interesse gevolgd.  Vervolgens zijn ze zelf aan de slag gegaan en hebben ze aan de hand van het bestaande proces, samen onderzocht hoe onboarding bij Vincent Depaul vormgegeven moet worden. Evelyn neemt haar ervaring als Adviseur P&O binnen diverse organisaties, in combinatie met de nieuw opgedane kennis, mee in de praktijk. Kira kende het bestaande proces binnen Vincent Depaul door en door en heeft door de Masterclasses o.a. geleerd dat de input van (nieuwe) medewerkers met betrekking tot wat er wel of juist niet nodig is, tijdens onboarding, centraal staat.

Met onboarden creëer je een ‘win-win’ situatie; naast dat het voor nieuwe medewerkers prettig is om warm te worden ontvangen is het qua kostenplaatje voor de organisatie ook fijn als voortijdig vertrek voorkomen wordt. Carola gaf deelnemers daarom de opdracht om een businesscase op te stellen. Met behulp van de businesscase wordt inzichtelijk wat het de organisatie kost als een medewerker binnen een jaar alweer de organisatie verlaat. Denk bijvoorbeeld aan werving- en selectiekosten, inwerktijd door een aangestelde buddy of van collega’s in het team, maar ook eventuele vervangingskosten. Door een warm welkom en door het gestructureerd vormgeven van het onboarding proces en tevens een goede borging van het proces, voorkom je dat nieuwe medewerkers, voortijdig de organisatie verlaten. Een win-win situatie dus.

Evelyn: “Eigenlijk heeft Yes we Connect er voor gezorgd dat je als organisatie gedwongen  wordt om ermee aan de slag te gaan. Iedereen heeft goed gekeken naar de eigen processen en wat er nog ontbrak. Onboarding staat nu op de agenda van elke organisatie en de samenwerking daarin ervaar ik als prettig.”

Samenwerking staat binnen ZorgConnect Noord- en Midden-Limburg hoog in het vaandel, mede daarom volgen de verschillende organisaties ook sámen deze masterclasses. De eindpresentaties van de andere organisaties waren ook erg nuttig geeft Evelyn daarbij aan: “Zo kunnen we van elkaar leren.”

Evelyn: “We hopen dat andere organisaties hun voordeel kunnen doen met onze businesscase. Wij hebben het kostenplaatje vrij gedetailleerd uitgewerkt. Van het proces hebben wij juist weer wat van de andere organisaties opgestoken. Zo hadden anderen bijvoorbeeld een uitgebreide checklist voor leidinggevenden gemaakt om te controleren of alle stappen van het onboarding proces zijn doorlopen. Deze hebben wij overgenomen. Wij hopen op onze beurt dat wij ook anderen hebben kunnen inspireren.”

In eerste instantie hadden ze bij Vincent Depaul het idee om het proces zoveel mogelijk te digitaliseren, maar juist het gebruik van checklists bleek bij andere organisaties beter te werken. Daar zijn we bij ZorgConnect natuurlijk blij mee! Een checklist voor de leidinggevenden, en eventuele andere betrokkenen in het proces, waar de nieuwe medewerker zelf de regie op heeft, werkt veel efficiënter heeft Evelyn ontdekt.

Om erachter te komen hoe nieuwe(re) collega’s binnen Vincent Depaul hun eigen onboarding proces hebben ervaren zijn ze ten behoeve van de masterclasses geïnterviewd. Belangrijkste conclusies die naar voren kwamen zijn: de verschillen in het proces per afdeling, het gebrek aan een ‘buddy’ en een ongestructureerd onboarding proces. Deze punten heeft Vincent Depaul verwerkt in het nieuwe onboarding proces.

Evelyn: “Op 1 november [red. 2021] zijn er drie nieuwe medewerkers gestart. Daarbij hebben we een combinatie van ons oude en nieuwe onboarding proces toegepast. De praktijkbegeleider is als buddy gekoppeld, hij of zij licht praktische zaken toe en houdt een oogje in het zeil. Verandering is niet snel toegepast en heeft tijd nodig. Daarom blijven we dit proces tussentijds bijstellen.”

In de toekomst zouden ze graag het proces, deels, digitaliseren, dit is ook duurzamer en werkt efficiënter en effectiever. Een andere wens van Evelyn is om de medewerkers een workshop aan te bieden en ze te trainen om het beste uit onboarding te halen. “Onderwerpen die daarbij aan bod moeten komen zijn: Wat straal je uit? Wat is je rol? En hoe werkt zo’n onboarding proces precies?” Vult Evelyn aan.

Het onboarding proces voor Vincent Depaul is dus al grotendeels uitgewerkt, nu is het nog aan Evelyn en Kira om een interne kick-off te realiseren. De focus ligt op dezelfde structuur en hetzelfde programma voor iedere nieuwe medewerker door te voeren. Het kost tijd om de betrokken collega’s te trainen en hierin mee te nemen. We zijn daarom wel al gestart met het programma en sturen bij waar nodig.

Evelyn: “Een wens van mij zou ook zijn om een welkomstkit te realiseren. Daarnaast zie ik een meer persoonlijke aanpak voor me, zoals kaartjes sturen bij een speciale gelegenheid, bijvoorbeeld als iemand 1 jaar in dienst is. Door de masterclasses hebben we veel input gekregen om zelf de structuur vorm te geven. Het was een katalysator om ons te helpen en de structuur in een mal te gieten zodat we hiervan kunnen profiteren. Daarnaast was er een handige toolkit aanwezig, waardoor we veel ideeën hebben gekregen”

Wat is het belang van onboarding en hoe doe je dit?
Evelyn heeft ons er een uitgebreid antwoord opgegeven: Zowel voor de ervaring in het eerste dienstjaar van de medewerker als het kostenplaatje bij voortijdig vertrek is het voor de organisatie belangrijk dat het proces goed is ingericht en dat er eenheid is. Een succesfactor is daarnaast één aanspreekpunt, een buddy, om het proces te begeleiden. Met als resultaat tevreden en goed gemotiveerde medewerkers die uiteindelijk bijdragen aan het welzijn van onze bewoners, want dat is waar het allemaal om draait in de ouderenzorg.

Vanuit Proteion heeft Marlou Heijnen, recruiter, samen met een collega deelgenomen aan de masterclasses van Yes we Connect. Het is het eerste thema vanuit ZorgConnect waar Marlou persoonlijk bij betrokken is en het eerste aspect waar ze aan deelgenomen heeft. De masterclasses hebben ze beiden als heel waardevol ervaren. Daarbij geven ze aan het fijn te vinden om van elkaar te kunnen leren en te weten waar andere organisaties mee bezig zijn.

Marlou: “Ook het sparren is fijn, we zitten in dezelfde tak van sport en ervaren dus ook dezelfde problemen. Ik heb fijne contacten gelegd tijdens de masterclasses. Je vraagt elkaars hulp. Verder was het niet zo zeer nieuwe informatie voor ons, maar maakte ons wel nog eens bewust van het belang van een goede onboarding op verschillende aspecten. Die bewustwording zit er nu wel zeker in!”

Bij Proteion draaien ze het onboarding proces om: in plaats van het ontwikkelen en neerzetten van een onboarding proces, gaan zij kijken wat een medewerker echt belangrijk vindt en nodig heeft. “Aansluiting bij de  doelgroep is belangrijk, juist op die manier gaan we draagvlak creëren.” Vult Marlou aan.

Met de kennis van nu kijken ze bij Proteion terug naar 2019, wanneer ze het proces van onboarden al eens eerder vorm hebben willen geven. Na een duik in de cijfers concludeert de zorgorganisatie dat bewustwording rondom de noodzaak van een goede onboarding, met name gezien de potentiële kostenbesparing, heel belangrijk is.

Marlou: ‘We hebben dit samen met de projectgroep opgepakt, het vorige plan erbij gepakt en zijn gaan kijken waar de verbeterpunten zitten. Toentertijd hebben we weinig geëvalueerd. Een voorbeeld als het Proteion café heeft ook maar één keer plaats kunnen vinden door corona. Dit is niet gedigitaliseerd en dus doodgebloed. Het verdient meer aandacht en daar gaan wij ons nu op focussen.’

 Ook Proteion heeft bij de huidige nieuwe(re) medewerkers gepolst hoe zij hun onboarding hebben ervaren. Daar zie je dat er dingen misten. Hoe een medewerker dit ervaart hangt namelijk sterk af van de teamleider en wat je persoonlijk belangrijk vindt. Lastig is ook dat men toch vrij snel productief moet zijn, er is weinig tijd om goed te landen. “Maar door een goede onboarding kun je juist sneller productief zijn, uiteindelijk pluk je daar wel de vruchten van.” Aldus Marlou.

Bij alle verschillende locaties van Proteion, van thuiszorg tot het verzorgingstehuis, worden verschillende werkwijzen gehanteerd. Hier wil Marlou graag gelijkheid in aanbrengen. Daarentegen is er altijd maatwerk nodig voor de individuele en ‘lokale’ wensen en behoeften. Dit willen ze bij Proteion bereiken door op de stoel van de medewerker te gaan zitten. ‘Wat is de beleving van de medewerker? Wat heeft de medewerker nodig? Wat is het gevoel van de medewerker?’ zijn vragen die gesteld worden.

Marlou: “We krijgen input vanuit de hele projectgroep. Iedereen heeft wel ideeën, maar ze moeten wel nog opgepakt worden. We doen het uiteindelijk voor de cliënt en diens familie en zijn nog volop nog bezig met het project uit te schrijven.”

Proteion hoopt in 2022 door te kunnen pakken en een nieuw onboarding proces in de praktijk te brengen. Evalueren, mijlpalen neerzetten en aanpassen waar nodig blijven daarbij de focuspunten. “Het blijft een levend proces, maar we hebben genoeg handvaten gekregen om van start te gaan en een succesvol project neer te zetten. Daar ben ik van overtuigd.” Besluit Marlou.