ZorgConnect Noord- en Midden-Limburg is een collectief van zeven samenwerkende ouderenorganisaties met als doel om ouderenzorg, met zijn uitdagingen op voornamelijk het gebied van personele bezetting, klaar te stomen voor de toekomst. Zo kunnen we kwalitatief goede ouderenzorg blijven waarborgen. Ook innovatie op het gebied van plannen en roosteren kan bijdragen aan dit gezamenlijke doel.
Suzanne Hanssen is betrokken bij ZorgConnect binnen het thema gezond plannen en roosteren. Haar roots liggen in de uitzendbranche, daar kwam ze in aanraking met tactisch en strategisch plannen; een heel andere manier van plannen dan puur een werkrooster invullen.
Hanssen: “Het project binnen ZorgConnect heet ‘Gezond Plannen en Roosteren’ en was aanvankelijk heel operationeel ingestoken. Hier zijn we als projectgroep al snel vanaf gestapt. Mijn drijfveer is namelijk dat het verlenen van goede zorg het allerbelangrijkst is, plannen komt op plek twee. Daarbij is van belang dat, juist om die goede zorg te kunnen verlenen, het juiste personeel op het juiste moment op de juiste plek is. En dat is lang niet altijd het geval als je de planning enkel met een operationele insteek maakt; dat noemen we roosteren. Plannen is een vak en daar komt veel meer bij kijken.”
Plannen met financiële en kwalitatieve gevolgen
Zorginstellingen krijgen betaald naar de zorgzwaarte van de cliënt(en).
“De verzekeraar keert een x-bedrag uit en daar moet je het mee doen. Het is dus belangrijk dat je geen specialist inplant als de taken prima uitgevoerd kunnen worden door een verpleger. Naast de financiële gevolgen, een specialist kost de organisatie doorgaans meer per uur, creëer je ook meer ruimte en tijd voor de specialist om zorg te leveren aan de cliënten die de specialistische zorg nodig hebben. Je slaat dus meteen een kwalitatieve slag” Aldus Hanssen.
Op de vraag hoe het komt dat hier nooit eerder op deze manier naar gekeken is haar antwoord kort; “er was wellicht onvoldoende financiële urgentie.” Als voorbeeld geeft ze de introductie van ‘fixed prices’ door verzekeraars en hoe dit de zorgverleners ertoe heeft gedwongen (beter) na te denken over de kosten van een ingreep of behandeling. Wat kost een knieoperatie eigenlijk en welke ‘handjes’ hebben we, van a tot z, écht nodig om de knieoperatie te doen slagen en de patiënt optimaal te helpen? Bij ouderenzorg is dat niet veel anders, het is zaak de juiste persoon in te plannen op de juiste taak.
“Roosteren is namen zetten in dienstenhokjes, plannen is rekening houden met de driehoek; medewerker, financiën en kwaliteit. Plannen is een vak!” Vat Hanssen samen.
Strategisch -toekomstgericht- plannen
Binnen het thema ‘Gezond Plannen en Roosteren’ gaan de bij ZorgConnect aangesloten ouderenzorgorganisaties aan de slag op strategisch, tactisch én operationeel niveau. Operationeel is letterlijk het maken van het werkrooster. Op tactisch niveau ga je de zorgvraag matchen met competenties en zorgprofielen van de medewerkers en kijk je een tot drie jaar vooruit. Strategisch plannen gaat nog een stapje verder; wat is de zorgvraag van de toekomst? Wat is de huidige formatie van je organisatie en hoe ziet die er over drie tot vijf jaar uit?
Een veelgemaakte fout bij roosteren is dat er niet gekeken wordt naar de netto capaciteit van je werknemers. Vaak wordt personeel het aantal uren dat ze op contract hebben ook ingepland om hands-on te zijn, zonder rekening te houden met overlegmomenten of bijvoorbeeld scholing. Een parttimer die 24 uur per week in dienst is, is netto soms maar 20 uur beschikbaar om zorg te leveren. Afhankelijk van de organisatie of functie streven we binnen dit project naar een basisrooster waarbij de tijd voor 80 tot 95 procent vast is ingevuld, de overige uren kunnen flexibel worden ingezet.
Hanssen: “Mijn doel is dat mede dankzij dit project over vijf jaar het vak plannen op de kaart staat en het liefst dat (ouderenzorg-)organisaties capaciteitsmanagers of één centrale planner in dienst hebben.”
Jobcarving
Om zo efficiënt mogelijk om te gaan met je uren en je, steeds schaarser wordende, personeel, moet je durven experimenteren. Welke taken kun je eventueel ook door iemand anders laten uitvoeren? Kunnen mantelzorgers, die vaak geen diploma, maar wel de juiste ervaring hebben, uitkomst bieden? Functies opsplitsen zodat je banen creëert voor mensen met andere competenties, niet alleen zij profiteren daarvan, maar ook je organisatie. Het draagt namelijk bij aan een hogere efficiëntie en een duurzame bedrijfsvoering. ‘Jobcarving’ noemen we dat.
Naast jobcarving kun je ook kun je ook andere keuzes maken met betrekking tot hoe en wanneer bepaalde zorg geleverd wordt.
Hanssen: “Vaak zijn er piekmomenten in de ouderenzorg. Denk bijvoorbeeld aan de ochtendronde in een verzorgingstehuis, waarbij het rennen is om alle cliënten gewassen te hebben voordat ze aan het ontbijt kunnen. Maar wassen kan ook prima op een ander moment van de dag, je moet er alleen even voor uit de vaste routine stappen.
Ook kan er gedacht worden aan het inzetten van externe hulp of (preventieve) zorg vervolgt Hanssen:“Stel je voor dat je een mobiele barbier of (medisch) pedicure voor laat rijden, dan kun je de ochtendronde sneller doen én is er in de middag extra verzorging en welzijn voor de cliënt. Dat klinkt als een luxe en een extra kostenpost, maar een dergelijke investering kan een organisatie juist ruimte geven op personeels- én financieel vlak. Het begint met out-of-the-box en in mogelijkheden denken. Want als we dat structureel zouden doen, wat levert ons dit in de ochtend dan op? Hier zouden we goed een pilot op kunnen draaien.”
Die ingegroeide teennagel kan zo namelijk voorkomen worden, een letterlijke zorg minder voor je personeel, die minder werkdruk en meer werkgeluk ervaart en die langer binnen je organisatie blijft. En voor de cliënt is voorkomen altijd beter dan genezen. Kortom, met een goede strategische planning sla je meerdere vliegen in één klap!
Over ZorgConnect Limburg
ZorgConnect Limburg is een uniek samenwerkingsverband van zeven Noord- en Midden-Limburgse Ouderenzorg organisaties. Doel is goede ouderenzorg in Noord- en Midden-Limburg te blijven garanderen. Binnen ZorgConnect Limburg zijn vijf projecten ontwikkeld: Innovatie, Behoud, Specialist Ouderengeneeskunde, Roosteren en plannen en Leerklimaat en Praktijkbegeleiding. De aangesloten zorgorganisaties zijn: De Zorggroep, Proteion, Land van Horne, Vincent Depaul, Beek&Bos, Sint Jozef en La Providence.
Voor alle projecten binnen het thema Gezond Plannen en Roosteren kunt u contact opnemen met Suzanne Hanssen.
