Om goede ouderenzorg ook de komende jaren te blijven garanderen hebben zorgorganisaties in Noord- en Midden-Limburg de handen ineengeslagen. Om te anticiperen op de huidige ontwikkelingen moet er samengewerkt worden. Doel? Gezamenlijk de ouderenzorg zichtbaar verbeteren en voor te bereiden op de toekomst.
Onder de naam ZorgConnect Noord- en Midden-Limburg is er een aanpak ontwikkeld die uit gaat van vijf thema’s; Specialisten Ouderengeneeskunde, Innovatie, Leerklimaat en Praktijkbegeleiding, Behoud én Gezond plannen en Roosteren. We gaan in dit artikel verder in op dit laatste thema, met name op ‘Strategische Personeels Planning (SPP)’. Want, kan een goede strategie achter je planning je personeelstekort doen terugdringen of zelfs oplossen?
Om die vraag te beantwoorden spreken we met drie deelnemers aan de masterclasses SPP van Marcel Haverkamp (PFZW); René Bertrams, (Projectleider / HR Businesspartner bij Proteion), Evelyn Heesen (Strategische Adviseur P&O bij Zorgcentrum Vincent Depaul) en Nanette Welten (manager bij De Zorggroep).
Inzet van Strategische Personeelsplanning bij Proteion
Door gezond te plannen en te roosteren op een strategische manier kun je efficiënter je medewerkers inzetten. Dat is de insteek van de masterclasses verzorgd door Marcel Haverkamp. En ze zijn goed bevallen bij Proteion.
“SPP is in het verleden een moeizaam thema geweest” Geeft René aan. Plannen en roosteren kan heel abstract zijn en vooral het roosteren is veel werk. Na de cursus van Marcel Haverkamp kijkt René anders tegen strategische personeelsplanning aan; “SPP is ineens niet meer saai! PFZW beschikt over data waarmee we de toekomstige personeelsbehoefte kunnen voorspellen. Dit kan op basis van de uistroomgegevens maar ook door de kijken hoe de zorgvraag zich de komende jaren gaat ontwikkelen. Het model rekent scenario’s makkelijk door.”
Pensioenorganisatie PFZW maakt analyses via een speciale rekentool. Deze biedt overzicht voor vier tot vijf jaar in de toekomst. Alles gebaseerd op data die binnen het pensioenfonds voorhanden is. Binnen de samenwerking is Proteion ook gaan werken met een capaciteitsplanning. Deze capaciteitstool geeft snel en eenvoudig inzage in de budgettaire bezetting (uren en competenties) door de zorgvraag en de gewenste inzet in te voeren. Een online applicatie die alle zeven organisaties in gebruik hebben genomen.
René: “Juist de samenwerking ben ik heel trots op. Alles staat met elkaar in verband in de zorg. Dus ook hier geldt dat we alleen samen de problemen op kunnen lossen.”
Mede dankzij het boek ‘Wijzer in toekomst’ heeft René zich kunnen verdiepen in het maken van een scenarioplanning. “Daardoor kun je beter met het management het personeelsplaatje bedenken en voorspellen. De enorme vraag naar zorg en het beperkte arbeidsaanbod dwingen ons tot samenwerking en doelmatigheid. En die noodzaak tot samenwerking reikt verder dan onze eigen sector, maar raakt de hele keten in het zorgaanbod”. Vult René aan.
Strategische personeelsplanning, ofwel capaciteitsplanning gaat er toe leiden dat we meer zicht hebben op de formatie nu en in de toekomst. Het gebruik van data en rekenmodellen gaat ons daar enorm bij helpen. Bij Proteion zijn we gelukkig al een heel eind op de goede weg. “Dat is vooral een verdienste van de samenwerking en de bereidheid om kennis en gegevens met elkaar te delen” aldus René
Zorgcentrum Vincent Depaul kijkt naar de toekomst met strategische planning
Strategische personeelsplanning is meer dan het inroosteren van collega’s, het gaat over kijken naar de toekomst en hier tactisch op inspelen.
Evelyn Heesen, Strategische Adviseur P&O bij Zorgcentrum Vincent Depaul, heeft de sessies en de kennisuitwisseling binnen ZorgConnect als inspirerend ervaren. Evelyn had zelf al enige ervaring met datagedreven HR aansturen, maar voor Zorgcentrum Vincent Depaul was dit nieuw.
Evelyn: “Fijn dat ik de mogelijkheid heb gekregen om dit te implementeren binnen onze organisatie. Voor Vincent Depaul zie ik zeker kansen om hiermee aan de slag te gaan.”
De eerdergenoemde roostertool van PFWZ helpt bij het werken in ‘de driehoek’; kennisdeling, datagebruik en scenario-denken. Hiermee til je het niveau van personeelsplanning naar een strategisch niveau. Op het moment bevindt het Zorgcentrum Vincent Depaul zich nog in de bewustwordingsfase, maar het proces is in volle gang. Juist door datagedreven HR kan Evelyn de onderbuikgevoelens aantonen met onderbouwde cijfers. Een toekomstdroom van Evelyn is dan ook om een grote poule van beschikbare medewerkers te creëren; “Zo kunnen we nog beter inspelen op de behoeften van meerdere zorgorganisaties en kwaliteiten van de medewerkers maximaal inzetten. Het scenario-denken geeft het probleem van personeelstekort een boost. Hierdoor blijf je aan het spelen met verschillende scenario’s om goed aan te sluiten bij de vraag.”
Momenteel zijn ze bij Zorgcentrum Vincent Depaul druk bezig met de overgang naar het strategisch plannen. Het is een cyclus waar ze jaarlijks naar zullen blijven kijken. Daarnaast wil Evelyn zich graag meer verdiepen in het scenario-denken.
“We zijn klaar met het invullen van de strategische tool van PFZW.” Geeft Evelyn aan. Nu al blijkt dat de tool waardevol is. Door de toenemende vergrijzing en de naderende pensioenleeftijd van veel van onze medewerkers weten we dat we binnen enkele jaren te maken krijgen met een tekort aan vooral zorgpersoneel. We zijn nu al druk bezig met nadenken over hoe we medewerkers kunnen behouden en hoe we nieuwe medewerkers kunnen aantrekken. Door ook met de verschillende scenario’s aan de slag te gaan met PFZW kunnen we straks nog preciezer voorspellen wat ons over vijf jaar te wachten staat.
Strategische personeelsplanning als oplossing voor personeelstekort
Net als Proteion en Zorgcentrum Vincent Depaul heeft ook De Zorggroep deelgenomen aan de masterclasses strategische personeelsplanning.
Voor Nanette Welten (manager bij De Zorggroep) komt dit niet zomaar uit de lucht vallen. Ze werkt al 30 jaar bij de Zorggroep in verschillende functies maar bekleed nu die van manager. Een affiniteit met planning heeft ze altijd al gehad. Daarom is, onder begeleiding van Nanette, zes jaar geleden de planning onder de loep genomen.
De Zorggroep is de grootste organisatie die aangesloten is bij ZorgConnect. Het heeft zo zijn voor- en nadelen om een grote zorgorganisatie te zijn. ZorgConnect profiteerde ervan omdat vanuit De Zorggroep de roostertool ‘Ximius’ zijn intrede heeft gemaakt; een eigen ontworpen tool.
Nanette: “Over de samenwerking van ZorgConnect ben ik zeker te spreken. De kartrekkersrol vanuit De Zorggroep vervul ik ook graag. We ontmoeten elkaar nu op een andere manier, hebben hetzelfde belang en kunnen elkaar daarin versterken. Ik vind het juist leuk dat we elkaar nu niet meer als concurrentie zien, maar goed kunnen samenwerken.”
Voorafgaand aan de masterclasses zijn alle zorgorganisaties weer onderaan begonnen op het gebied van plannen; van dagdagelijks naar tactisch naar strategisch niveau. “Momenteel bevinden we ons op tactisch niveau en lopen we er tegenaan dat vraag en aanbod niet tegelijk lopen. Begeleiding van de masterclass was daarom ook echt nodig. Het strategische gedeelte is meer overkoepelend. Zonder de hulp van Marcel hadden we dit niet makkelijk gekund.” Aldus Nanette.
Omdat de roostertool al over veel gegevens beschikt kost het de gebruiker relatief weinig tijd en werk. Een belangrijk onderdeel van de werkwijze bij de Zorggroep is de driehoek van medewerker, financiën en kwaliteit. Je kunt merken dat de Zorggroep hierdoor al een voorsprong heeft op de andere ouderenzorgorganisaties. “Ik ben blij dat alle belangrijke spelers binnen onze organisatie direct zijn aangesloten om SPP te realiseren. We hebben natuurlijk ook een voorsprong door de aanwezigheid van een eigen analist binnen ons team. Vult Nanette aan. Ze vraagt zich enkel nog af ‘hoe we elkaar blijven helpen en voeden’.
Om antwoord te geven op die andere vraag ‘Kan een goede strategie achter je planning je personeelstekort doen terugdringen of zelfs oplossen?’. Jazeker! De drie geïnterviewden kunnen dat in ieder geval beamen.
