Schrijf je in! Voor hét regiocongres Wet zorg & dwang - 7 november

Grip op personele inzet: hoe kan de VVT-tool van Ximius je helpen?

Het is niet eenvoudig: de inzet van personeel zo goed mogelijk afstemmen op de zorgvraag. Proteion en Zuyderland gebruiken daarvoor een VVT-tool voor capaciteitsmanagement, speciaal voor ZorgConnect ontwikkeld door het bedrijf Ximius. Wat zijn de ervaringen van de zorgorganisaties met de tool? “Je krijgt veel inzicht in de inzet van je personeel.”

Waar de functie van roosteraar een bekend fenomeen is binnen verpleeg- en verzorgingshuizen en thuiszorg (VVT), is de capaciteitsplanner dat nog niet. Maar organisaties zien wel steeds vaker de noodzaak van zo’n medewerker. Want de zorgzwaarte van cliënten neemt toe, het aantal mensen dat zorg nodig heeft stijgt en personeel is schaars en duurder geworden. Dus is het belangrijk om te weten welke cliënten je hebt en krijgt, welke zorg ze nodig hebben en hoe je de personele capaciteit daar zo slim en efficiënt mogelijk op inzet.

Zorgvraag in beeld gebracht

Precies daarom heeft Proteion sinds september 2022 een capaciteitsmanager in huis, Maurice Verdonschot. Binnen de intramurale locaties van de organisatie is hij aan de slag gegaan met de VVT-tool van Ximius. “We hebben de zorgvraag voor 119 cliënten heel concreet gemaakt. Dat is in nauwe samenwerking met de teamleden gebeurd. We hebben interviews gehouden en op de werkvloer gemeten hoe lang een bepaalde zorgactiviteit duurt. Samen met medewerkers hebben we de zorgprofielen van cliënten gevuld.”

Naast de individuele zorgbehoefte is ook gekeken naar de zorg die een team per groep levert – denk aan koken, bestellingen doen – en naar organisatiegebonden activiteiten, zoals scholing en begeleiding van leerlingen. Al die gegevens zijn in de VVT-tool ingevoerd. Maurice: “Als je alles bij elkaar optelt, weet je hoeveel formatie per locatie nodig is. Dit geeft richting voor de begroting voor 2024.”

Beter inzetten informele zorg

Volgens Maurice is de VVT-tool van meerwaarde voor zorgorganisaties. “Het geeft inzicht in de benodigde capaciteit. Daarbij moet je ook goed kijken welke medewerkers van welk opleidingsniveau je beschikbaar hebt en kan krijgen. En of goed opgeleide medewerkers werk doen dat ook door anderen gedaan kan worden. Door een collega met een lager opleidingsniveau bijvoorbeeld, of door een mantelzorger of vrijwilliger.”

Volgende stap is om te ontdekken hoe je deze zogenoemde jobcarving in de praktijk goed regelt, zegt Maurice. “Wat heeft dit voor invloed op je formatie, zowel qua aantal medewerkers als voor het opleidingsniveau en dus de salariskosten? Dat gaan we verder onderzoeken. Zeker in deze tijd van personeelskrapte is het zinvol om de informele zorg beter in te zetten. En om technologie te gebruiken, want ook dat kan gunstig zijn voor de capaciteitsbehoefte.”

Drempelvrees weggehaald

Ook bij Zuyderland Zorgcentrum de Egthe loopt een pilot met de VVT-tool van Ximius om beter inzicht en grip op de personele inzet en planning te krijgen. Afgelopen zomer is gestart op vier afdelingen. Unitmanager Geert Jansen: “We hebben een medewerkerstevredenheidsonderzoek gehouden op deze afdelingen en van diverse medewerkers geregistreerd wat ze doen en hoelang een activiteit in beslag neemt . Ook hebben we de cliëntagenda’s in kaart gebracht om de zorgvragen in de tijd te plannen.”

Geert geeft aan dat medewerkers de metingen op de werkvloer in eerste instantie spannend vonden. “Sommigen hadden het gevoel dat ze beoordeeld werden. Toen we uitlegden dat de metingen bedoeld waren om duidelijkheid te krijgen over de taken en werkzaamheden op verschillende functieniveau’s, verdween de drempelvrees.” De metingen brachten de verschillen tussen vergelijkbare afdelingen duidelijk naar voren, zegt hij. “Dat biedt meer inzicht in bijvoorbeeld werkprocessen en afspraken; daarvan kunnen we leren.”

Veranderingen als kansen zien

De unitmanager denkt dat de VVT-tool inzicht kan bieden over hoe zorg anders georganiseerd en gepland kan worden. Ook binnen Zuyderland wordt daarbij nadrukkelijk gekeken naar de taken van een gekwalificeerde zorgmedewerker. “Ieder team heeft zijn eigen medewerkers. Een verpleegkundige verricht nu best veel werk dat ook een lager opgeleide medewerker zou kunnen verrichten. Mogelijk kan inzichtelijk worden welke taken overdraagbaar zijn naar een ander deskundigheidsniveau.”

De VVT-tool leert ook “waar we tegenaanlopen om mogelijk slimmer en efficiënter te werken”, zegt Geert. Hij geeft een voorbeeld. “De zorgmedewerker begon altijd om 7 uur en de woonhulp om 10 uur. Dit laatste hebben we aangepast naar 8 uur. De zorgmedewerker kan zich daardoor volledig bezighouden met de zorg voor de bewoner. De woonhulp neemt taken over als ontbijtjes maken, prullenbakken leegmaken, bedden opmaken en appartementen opruimen. Dit soort aanpassingen biedt kansen.” Volgens Geert is het nog te vroeg om conclusies te trekken over de benodigde personele capaciteit. “Daarvoor hebben we te weinig data. De komende tijd gaan we meer gegevens verzamelen.”

Deel dit artikel

Innoveren in de ouderenzorg

Innoveren in de ouderenzorg. We kunnen er niet omheen. De komende jaren zal de vraag naar ouderenzorg alleen maar toenemen en zullen er steeds mínder zorgprofessionals in de ouderenzorg beschikbaar zijn die de benodigde zorg kunnen leveren. Daarbij komt ook nog eens dat de zorgvraag complexer gaat worden. Kortom; innoveren is cruciaal om goede ouderenzorg in de toekomst te blijven garanderen.

Ons doel!

Tevreden medewerkers én cliënten, dat is ons doel!

Interactief online platform

Alle resultaten komen samen op een interactief online platform. Hier wordt informatie en kennis verzameld, contact gelegd en van elkaar geleerd.

Om dit te kunnen verwezelijken wordt in het platform o.a. een uitleenservice opgezet. Met deze uitleenservice worden voor én door zorgprofessionals reviews verzameld over het gebruik van innovatieve producten. Zo leren we van en met elkaar!

Binnen het platform is ook ruimte voor het uitwisselen van ideeën en ideeën te generen op basis van onze regionale innovatiebehoefte.

Experimenten en pilots

We voeren gezamenlijk experimenten en pilots uit. Dit doen we aan de hand van een tevens gezamenlijk opgestelde innovatieroute! In deze route worden professionals stap voor stap meegenomen door het innovatieproces. Vanzelfsprekend worden alle inzichten weer gedeeld op het online platform.

Marktverkenning

Continu verkennen wij de markt. Welke (technologische) innovatie bestaat er al? Maar ook: wat zijn de laatste nieuwe innovaties (start-ups). Zo blijven we als regio goed op de hoogte van de laatste ontwikkelingen!

Onderwijs

We werken samen met het onderwijs in de vorm van (kennis)uitwisseling tussen studenten en professionals. Studenten krijgen hierin een concrete rol. Zij zijn onderdeel van het project. Denk daarbij aan het up to date houden van het platform of het aanleveren van gebruikershandleidingen en filmpjes.

Innovatie-ambassadeur

De innovatie-ambassadeur is een zorgprofessional die beschikt over de juiste kennis, vaardigheden en tools om innovatie in de praktijk te kunnen vormgeven. Collega professionals worden door de innovatie-ambassadeur stap voor stap meegenomen in het doorlopen van de innovatieroute.

Innovatiebehoefte als startpunt

Vanuit de innovatiebehoefte worden inzichten verkregen én gedeeld, op basis waarvan vervolgens innovatiethema’s worden geformuleerd. Voor het ophalen van de innovatiebehoeften hebben we een eerste instrument ontwikkeld, waarin ook aandacht is voor de aspecten van positieve gezondheid.