Het is niet eenvoudig: de inzet van personeel zo goed mogelijk afstemmen op de zorgvraag. Proteion en Zuyderland gebruiken daarvoor een VVT-tool voor capaciteitsmanagement, speciaal voor ZorgConnect ontwikkeld door het bedrijf Ximius. Wat zijn de ervaringen van de zorgorganisaties met de tool? “Je krijgt veel inzicht in de inzet van je personeel.”
Waar de functie van roosteraar een bekend fenomeen is binnen verpleeg- en verzorgingshuizen en thuiszorg (VVT), is de capaciteitsplanner dat nog niet. Maar organisaties zien wel steeds vaker de noodzaak van zo’n medewerker. Want de zorgzwaarte van cliënten neemt toe, het aantal mensen dat zorg nodig heeft stijgt en personeel is schaars en duurder geworden. Dus is het belangrijk om te weten welke cliënten je hebt en krijgt, welke zorg ze nodig hebben en hoe je de personele capaciteit daar zo slim en efficiënt mogelijk op inzet.
Zorgvraag in beeld gebracht
Precies daarom heeft Proteion sinds september 2022 een capaciteitsmanager in huis, Maurice Verdonschot. Binnen de intramurale locaties van de organisatie is hij aan de slag gegaan met de VVT-tool van Ximius. “We hebben de zorgvraag voor 119 cliënten heel concreet gemaakt. Dat is in nauwe samenwerking met de teamleden gebeurd. We hebben interviews gehouden en op de werkvloer gemeten hoe lang een bepaalde zorgactiviteit duurt. Samen met medewerkers hebben we de zorgprofielen van cliënten gevuld.”
Naast de individuele zorgbehoefte is ook gekeken naar de zorg die een team per groep levert – denk aan koken, bestellingen doen – en naar organisatiegebonden activiteiten, zoals scholing en begeleiding van leerlingen. Al die gegevens zijn in de VVT-tool ingevoerd. Maurice: “Als je alles bij elkaar optelt, weet je hoeveel formatie per locatie nodig is. Dit geeft richting voor de begroting voor 2024.”
Beter inzetten informele zorg
Volgens Maurice is de VVT-tool van meerwaarde voor zorgorganisaties. “Het geeft inzicht in de benodigde capaciteit. Daarbij moet je ook goed kijken welke medewerkers van welk opleidingsniveau je beschikbaar hebt en kan krijgen. En of goed opgeleide medewerkers werk doen dat ook door anderen gedaan kan worden. Door een collega met een lager opleidingsniveau bijvoorbeeld, of door een mantelzorger of vrijwilliger.”
Volgende stap is om te ontdekken hoe je deze zogenoemde jobcarving in de praktijk goed regelt, zegt Maurice. “Wat heeft dit voor invloed op je formatie, zowel qua aantal medewerkers als voor het opleidingsniveau en dus de salariskosten? Dat gaan we verder onderzoeken. Zeker in deze tijd van personeelskrapte is het zinvol om de informele zorg beter in te zetten. En om technologie te gebruiken, want ook dat kan gunstig zijn voor de capaciteitsbehoefte.”
Drempelvrees weggehaald
Ook bij Zuyderland Zorgcentrum de Egthe loopt een pilot met de VVT-tool van Ximius om beter inzicht en grip op de personele inzet en planning te krijgen. Afgelopen zomer is gestart op vier afdelingen. Unitmanager Geert Jansen: “We hebben een medewerkerstevredenheidsonderzoek gehouden op deze afdelingen en van diverse medewerkers geregistreerd wat ze doen en hoelang een activiteit in beslag neemt . Ook hebben we de cliëntagenda’s in kaart gebracht om de zorgvragen in de tijd te plannen.”
Geert geeft aan dat medewerkers de metingen op de werkvloer in eerste instantie spannend vonden. “Sommigen hadden het gevoel dat ze beoordeeld werden. Toen we uitlegden dat de metingen bedoeld waren om duidelijkheid te krijgen over de taken en werkzaamheden op verschillende functieniveau’s, verdween de drempelvrees.” De metingen brachten de verschillen tussen vergelijkbare afdelingen duidelijk naar voren, zegt hij. “Dat biedt meer inzicht in bijvoorbeeld werkprocessen en afspraken; daarvan kunnen we leren.”
Veranderingen als kansen zien
De unitmanager denkt dat de VVT-tool inzicht kan bieden over hoe zorg anders georganiseerd en gepland kan worden. Ook binnen Zuyderland wordt daarbij nadrukkelijk gekeken naar de taken van een gekwalificeerde zorgmedewerker. “Ieder team heeft zijn eigen medewerkers. Een verpleegkundige verricht nu best veel werk dat ook een lager opgeleide medewerker zou kunnen verrichten. Mogelijk kan inzichtelijk worden welke taken overdraagbaar zijn naar een ander deskundigheidsniveau.”
De VVT-tool leert ook “waar we tegenaanlopen om mogelijk slimmer en efficiënter te werken”, zegt Geert. Hij geeft een voorbeeld. “De zorgmedewerker begon altijd om 7 uur en de woonhulp om 10 uur. Dit laatste hebben we aangepast naar 8 uur. De zorgmedewerker kan zich daardoor volledig bezighouden met de zorg voor de bewoner. De woonhulp neemt taken over als ontbijtjes maken, prullenbakken leegmaken, bedden opmaken en appartementen opruimen. Dit soort aanpassingen biedt kansen.” Volgens Geert is het nog te vroeg om conclusies te trekken over de benodigde personele capaciteit. “Daarvoor hebben we te weinig data. De komende tijd gaan we meer gegevens verzamelen.”
