Anders roosteren: plannen in plaats van puzzelen

Gezond roosteren en plannen is één van de thema’s die Noord- en Midden-Limburgse zorgorganisaties kozen om in gezamenlijkheid aan te pakken. Het thema werd vertaald in een actielijn van het samenwerkingsverband ZorgConnect Limburg. Hier werden drie doelen aan verbonden: tevreden cliënten, tevreden medewerkers en een gezonde bedrijfsvoering. Het resultaat? ‘Plannen in plaats van puzzelen.’ Lees hoe het trainen van medewerkers, inzicht krijgen in data en ontwikkelen van de juiste tools hierbij hielpen.

Suzanne Hanssen werd in 2019 projectleider binnen ZorgConnect Limburg van de actielijn Gezond roosteren en plannen en in 2021 kreeg ze daarnaast de functie HR-manager bij Proteion. Suzanne: ‘Zodoende weet ik hoe datgene wat de projectgroep doet, uitpakt in de prakrijk.’

Urgentie regionale samenwerking

Suzanne: ‘Er zijn veel thema’s die organisaties kunnen oppakken en waarmee ze samen winst kunnen boeken. Bovendien is de urgentie groot. Kijk in onze regio alleen al naar het aantal specialisten ouderengeneeskunde dat binnen vijf jaar met pensioen gaat en de stijgende zorgvraag. We moeten meer samenwerken en het is belangrijk om die urgentie in onze regio op het netvlies te krijgen’.

Gezond roosteren en plannen

Suzanne: ‘Wat Gezond roosteren en plannen betreft, was de inzet aanvankelijk: zorg dat medewerkers gelukkig zijn met hun rooster.’ Maandelijks kwamen de leden van de projectgroep (digitaal) bijeen om het thema vorm te geven. In die overleggen werd besproken wat en wie nodig waren om de problemen het hoofd te kunnen bieden en wat de kosten waren. Dat resulteerde in diverse deelprojecten, inclusief offertes gericht aan de stuurgroep.

Training operationeel plannen

Een van die projecten is medewerkers trainen in operationeel plannen. ‘De training leidde tot bewustwording dat plannen een vak is, met name in de kleinere organisaties die hier niet iemand voor in dienst hadden. Inmiddels geldt voor alle organisaties dat er medewerkers zijn die zich het plannen eigen hebben gemaakt.’

‘Wat het verschil is tussen roosteren en plannen? Roosteren is puzzelen om het rooster vol te krijgen. Plannen begint met objectiveren: wat heb ik nodig op een dienst, welke cliënten zijn er, welke behoefte is er op dat moment? Daarbij kijk je naar de capaciteiten van medewerkers die je gaat plannen. Op die manier kun je bijvoorbeeld voorkomen dat je overgekwalificeerde medewerkers gaat inzetten die je op andere momenten harder nodig hebt. In onze projectgroep hebben we op een gegeven moment gezegd: we gaan de operationele planning gericht op zo’n twee maanden optillen naar capaciteitsmanagement, gericht op één tot drie jaar.’

Strategische personeelsplanning

Een werkgroep van projectleiders, HR-managers en zorgmanagers legde daarom contact met de businesscontrollers in de eigen organisaties. Controllers kijken naar de zorgvraag en kosten; HR richt zich op het personeelsbeleid en het zorgmanagement kijkt onder andere naar het aantal bedden. ‘Als je volgens die driehoek gaat redeneren, kom je snel uit bij strategische personeelsplanning voor een periode van vijf jaar. Maar daarvoor heb je wel data nodig’, zegt Suzanne.

De werkgroep nam daarom contact op met Marcel Haverkamp van PFZW (Pensioenfonds Zorg en Welzijn) Datadiensten. Hij trad in 2020 toe als mede-projectleider en ging in op de vraag de personele ontwikkeling in data te duiden, zoals in- en uitstroomgegevens, de situatie op de arbeidsmarkt, de ontwikkeling van de zorgvraag en wat dat voor de personele bezetting betekent.

Marcel: ‘Wij hebben kennis van mensen die hun pensioen bij PFZW opbouwen. Dat zijn data die wij landelijk, regionaal en op organisatieniveau kunnen ontsluiten, waarbij de data overigens niet te herleiden zijn naar individuele personen. We hebben tevens het PFZW HR Dataportaal en de PFZW Scenariotool beschikbaar gesteld.’

Masterclass omgaan met data

Het samen kijken naar de data bevorderde het gevoel van urgentie, omdat inzichtelijk werd dat grote aantallen medewerkers nodig zijn. Er kwam ook een masterclass voor medewerkers van de organisaties over de omgang met data en het uitzetten van een HR-strategie voor de lange termijn, mede op basis van de methodiek scenario-planning.

Tevreden cliënten en medewerkers

Hoe een en ander in de praktijk uitpakt? Suzanne: ‘In begrotingen voor 2023 zie je dat organisaties bezig zijn met capaciteitsmanagement. Je ziet de zorgvraag terug, evenals aanwezige competenties, plus wat nog ontbreekt en welke interventies zodoende nodig zijn, zoals taakdifferentiatie en omscholing van personeel.’

‘Als het ons uiteindelijk lukt om vraag en aanbod optimaal op elkaar af te stemmen, krijg je tevreden cliënten en medewerkers en een gezonde bedrijfsvoering.’
Suzanne Hanssen, projectleider

Dat was bij de start onze inzet, maar is nu nog niet overal in evenwicht. Gelukkig zien we dat medewerkers en zorgmanagers die aanvankelijk sceptisch waren, nu positief zijn. Medewerkers zijn blij met de min of meer vaste basisroosters die zijn ontstaan. En zorgmanagers, die vreesden voor minder handen aan het bed, zien nu dat onze insteek eveneens een goede kwaliteit van zorg is. We willen het alleen slimmer doen.’

Regionaal werkgeverschap

Volgens Marcel is het zeker in het sterk vergrijzende Limburg noodzaak dat organisaties nog meer gaan samenwerken. ‘Het ministerie van VWS pleitte recent nog voor regionaal werkgeverschap.’ Suzanne knikt: ‘Er is in de toekomst beslist meer mogelijk in de samenwerking.’

Tips en adviezen

 

  • Vooruitkijken is noodzakelijk om goede zorg te kunnen blijven leveren.
  • Strategisch bezig zijn met arbeid is noodzaak, anders ben je alleen bezig met de waan van de dag.
  • Ga meer kijken naar wat de cliënt (en diens mantelzorger) zelf nog kan; ook dat heeft invloed op de planning.

Artikel: Waardigheid en trots
Tekst: Karin Burhenne

Deel dit artikel

Innoveren in de ouderenzorg

Innoveren in de ouderenzorg. We kunnen er niet omheen. De komende jaren zal de vraag naar ouderenzorg alleen maar toenemen en zullen er steeds mínder zorgprofessionals in de ouderenzorg beschikbaar zijn die de benodigde zorg kunnen leveren. Daarbij komt ook nog eens dat de zorgvraag complexer gaat worden. Kortom; innoveren is cruciaal om goede ouderenzorg in de toekomst te blijven garanderen.

Ons doel!

Tevreden medewerkers én cliënten, dat is ons doel!

Interactief online platform

Alle resultaten komen samen op een interactief online platform. Hier wordt informatie en kennis verzameld, contact gelegd en van elkaar geleerd.

Om dit te kunnen verwezelijken wordt in het platform o.a. een uitleenservice opgezet. Met deze uitleenservice worden voor én door zorgprofessionals reviews verzameld over het gebruik van innovatieve producten. Zo leren we van en met elkaar!

Binnen het platform is ook ruimte voor het uitwisselen van ideeën en ideeën te generen op basis van onze regionale innovatiebehoefte.

Experimenten en pilots

We voeren gezamenlijk experimenten en pilots uit. Dit doen we aan de hand van een tevens gezamenlijk opgestelde innovatieroute! In deze route worden professionals stap voor stap meegenomen door het innovatieproces. Vanzelfsprekend worden alle inzichten weer gedeeld op het online platform.

Marktverkenning

Continu verkennen wij de markt. Welke (technologische) innovatie bestaat er al? Maar ook: wat zijn de laatste nieuwe innovaties (start-ups). Zo blijven we als regio goed op de hoogte van de laatste ontwikkelingen!

Onderwijs

We werken samen met het onderwijs in de vorm van (kennis)uitwisseling tussen studenten en professionals. Studenten krijgen hierin een concrete rol. Zij zijn onderdeel van het project. Denk daarbij aan het up to date houden van het platform of het aanleveren van gebruikershandleidingen en filmpjes.

Innovatie-ambassadeur

De innovatie-ambassadeur is een zorgprofessional die beschikt over de juiste kennis, vaardigheden en tools om innovatie in de praktijk te kunnen vormgeven. Collega professionals worden door de innovatie-ambassadeur stap voor stap meegenomen in het doorlopen van de innovatieroute.

Innovatiebehoefte als startpunt

Vanuit de innovatiebehoefte worden inzichten verkregen én gedeeld, op basis waarvan vervolgens innovatiethema’s worden geformuleerd. Voor het ophalen van de innovatiebehoeften hebben we een eerste instrument ontwikkeld, waarin ook aandacht is voor de aspecten van positieve gezondheid.